Pierwszą kwestią, którą należy uwzględnić, jest podział obowiązków i praw wynikających z regulacji. To konieczne, aby świadomie zaplanować zarówno organizację stanowisk, jak i wyposażenie zatrudnionych osób, a także reagować na sytuacje, w których warunki pracy nie spełniają norm dopuszczonych przez prawo.
Zima nakłada na pracodawcę rozszerzoną odpowiedzialność za środowisko pracy i wyposażenie pracowników. Przepisy bhp zimą wymagają wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko wychłodzenia organizmu, utraty sprawności ruchowej oraz urazów wynikających z oblodzenia czy nagłych zmian temperatury.
Przepisy dokładnie określają, jakie warunki cieplne muszą być spełnione, aby praca była uznana za bezpieczną. Jeżeli wartości te nie są osiągnięte, pracownik ma prawo zgłosić zagrożenie i domagać się poprawy warunków.
Najważniejsze progi temperatur to: 14°C dla ciężkiej pracy fizycznej, 18°C dla pracy biurowej i lekkiej, a także 16°C jako minimalna wartość w pomieszczeniu przeznaczonym do ogrzania się. Te liczby mają umocowanie prawne i nie zależą od decyzji pracodawcy. Stanowią absolutne minimum, jakie musi zostać utrzymane w sezonie zimowym.
Organizacja pracy na zewnątrz zimą wymaga dużo więcej niż tylko dostarczenia odzieży. Kluczowe jest stworzenie systemu rotacyjnych przerw, aby ciało nie wychładzało się przez dłuższy czas, szczególnie przy pracy statycznej, gdzie naturalne ogrzewanie wynikające z ruchu jest ograniczone. Pracodawca musi zagwarantować dostęp do miejsca, w którym pracownicy mogą szybko się ogrzać, oraz zapewnić możliwość korzystania z gorących napojów na bieżąco.
Przy niskich temperaturach niezbędne staje się również dobranie odzieży warstwowej. W branżach wymagających dużej mobilności sprawdzają się męskie polary robocze, ponieważ łączą dobrą izolację cieplną z niską wagą materiału. Pracodawca musi także ocenić zagrożenia zewnętrzne związane z silnym wiatrem, oblodzeniem terenu oraz ograniczoną widocznością, które mogą wymagać wprowadzenia dodatkowych procedur bezpieczeństwa.
Pracownik ma prawo do wyposażenia adekwatnego do warunków atmosferycznych, a odzież powinna zapewniać zarówno ciepło, jak i swobodę ruchów oraz zabezpieczenie przed wilgocią. Jej dobór musi być dopasowany do charakteru pracy — intensywnej, lekkiej, mobilnej lub statycznej.
Odśnieżanie dachów to jedno z najbardziej ryzykownych zadań wykonywanych zimą. Każdy pracownik, który wykonuje takie prace, musi być odpowiednio przeszkolony z pracy na wysokości i wyposażony w zabezpieczenia, które uniemożliwią upadek lub osunięcie się wraz ze śniegiem. Przed wejściem na dach konieczne jest sprawdzenie stanu konstrukcji, a także ocena warunków pogodowych, aby praca nie była prowadzona podczas silnego wiatru lub obfitych opadów.
Szczególną uwagę należy poświęcić przerwom w ogrzewanych miejscach, ponieważ praca w bezruchu na mrozie prowadzi do szybszego wychłodzenia organizmu. Pracodawca musi zadbać także o asekurację zespołową. Tego typu prac nie wolno wykonywać w pojedynkę ani bez stałej komunikacji.
Prawo odmowy pracy obowiązuje zawsze wtedy, gdy warunki zagrażają zdrowiu lub życiu, a pracodawca nie jest w stanie ich poprawić. Najważniejszym wyznacznikiem są konkretne progi temperatury. Pracownik może odmówić pracy, jeśli temperatura spada poniżej 14°C dla pracy ciężkiej lub 18°C dla lekkiej i biurowej. Odmowa jest również uzasadniona, gdy nie ma możliwości ogrzania się w pomieszczeniu o temperaturze minimum 16°C.
W pracy na zewnątrz zagrożenie pojawia się nie tylko przy niskich temperaturach, ale również przy silnym wietrze, marznących opadach czy braku odpowiedniej odzieży ochronnej. Pracownik ma prawo przerwać wykonywanie obowiązków, jeśli jego organizm jest narażony na odmrożenia, a przerwy regeneracyjne nie zostały zapewnione. Dotyczy to zarówno klasycznych stanowisk, jak i mroźni, magazynów chłodniczych czy prac wysokościowych, gdzie skutki wychłodzenia mogą być szczególnie groźne.